S&OP software wordt volwassen

Ook in 2017 is er weer veel geschreven over S&OP. Eén van de belangrijkste onderwerpen is en blijft het realiseren van echte buy-in van stakeholders buiten supply chain, wat inderdaad in veel gevallen geen vanzelfsprekendheid is. Niet omdat deze personen genetisch anders in elkaar zitten, maar omdat bedrijven vaak vergeten om een duidelijk verband te leggen tussen S&OP en functionele targets en incentives. In dit mini-artikel focussen we echter op een heel ander aspect van S&OP: systemen.

Data en systemen vormen misschien niet de grootste uitdaging binnen S&OP, maar zonder effectieve systeemondersteuning en eenvoudig te genereren rapporten en dashboards gaat het niet werken. Ieder S&OP-initiatief vereist dan ook een data- en systemen-workstream, die maar al te vaak de bulk van de aandacht en de resources opeist. Een goed begrip van de wereld van S&OP systemen is dan ook absoluut noodzakelijk, omdat je op dit gebied echt geen verkeerde afslagen wilt nemen.

Er zijn verschillende typen systemen waarmee je een S&OP proces in principe kunt ondersteunen; onderstaande tabel geeft een vereenvoudigd overzicht. In de praktijk passen de meeste bedrijven combinaties hiervan toe, bijvoorbeeld een formeel planningssysteem in combinatie met een BI-tool voor de rapportages en een Supply Chain Analytics tool om toekomstige scenario’s te analyseren.

1. ERP De meeste ERP systemen hebben demand en supply planning functionaliteit
2. Supply Chain Planning Systems Gespecialiseerde systemen met meer planningsfunctionaliteit
3. Advanced Planning Systems Bevatten een solver om (mathematisch) optimale oplossingen te genereren
4. “Toolboxes” Algemene tools waarin bedrijven hun eigen plannings- en rapportagefunctionaliteit kunnen bouwen.
5. BI tools Zeer geschikt voor rapportages en analyses
6. Supply Chain Analytics tools Geavanceerde tools voor descriptive, predictive en prescriptive supply chain analytics

Al deze categorieën zijn de afgelopen jaren volop in beweging geweest. Op basis van onze ervaringen in allerlei selectietrajecten kunnen we stellen dat er voor vrijwel alle situaties vele oplossingsmogelijkheden zijn die goed kunnen werken. Naast state-of-the-art demand, supply en capacity planning functionaliteit bieden moderne oplossingen essentiële S&OP ondersteuning zoals aggregatie-disaggregatie, scenarioplanning, product life cycle management, performance management, procesondersteuning, financiële analyses en interne en externe samenwerking.

Dit is uiteraard een positieve ontwikkeling, maar het betekent ook dat het kiezen van de juiste software complexer is geworden; eenvoudigweg checken van systeemfunctionaliteit tegen functionele eisen is niet meer voldoende. Dit wordt verder bemoeilijkt, is onze ervaring, dat er vrijwel geen leverancier bestaat die niet alle gevraagde vakjes in de RFI aanvinkt om zo de kans op een uitnodiging voor de volgende fase te maximaliseren. Het risico dat je met een niet werkende oplossing eindigt is misschien beperkt, maar de kans dat je belangrijke kansen en opties mist is levensgroot. Daarnaast is het van belang hoe bepaalde functionaliteiten in een systeem zijn ontworpen, want dat kan grote gevolgen hebben voor de flexibiliteit, configureerbaarheid en het gebruiksgemak.

Het grote aanbod in de ontwikkelde en competitieve markt van S&OP software dwingt leveranciers om zich te onderscheiden, bijvoorbeeld door ook S&OP advies aan te bieden. Het is uiteraard positief als leveranciers een goed begrip hebben van S&OP, maar het levert ook risico’s. Onder de noemer S&OP gaan namelijk zeer verschillende werelden schuil; hoe een proces wordt ingericht hangt sterk af van de industriesector, de maturiteit van het S&OP proces en de mensen die erin werken, de business drivers achter S&OP, etc. Door deze diverse problematiek steeds te benaderen met dezelfde hamer als oplossing kun je soms misschien toevallig de spijker op zijn kop slaan, maar de kans op een “best fit” is ongetwijfeld groter als je start met een onafhankelijke blik.

Om te bepalen welke S&OP software het beste past is het dus niet meer voldoende om functionaliteiten te vinken, maar zul je ook andere aspecten in ogenschouw moeten nemen. Een aantal voorbeelden:

  • Wat is de filosofie achter het systeem en past dit bij het bedrijf en je eigen visie?
  • Hoe worden specifieke functionaliteiten door het systeem ingevuld en wat zijn de consequenties voor flexibiliteit en gebruiksgemak?
  • Hoe goed past de leverancier m.b.t. cultuur, geografie, stabiliteit, implementatiefilosofie, etc.?
  • Hoe complex moet het worden? Je kunt heel snel verleid worden om complexere oplossingen te kiezen dan nodig. Om complexe oplossingen te kunnen verantwoorden moet er een noodzaak zijn, een business case en last but not least, het moet passen bij het niveau van de gebruikers.
  • Eén integraal systeem of een combinatie van oplossingen? Het antwoord op deze vraag hangt o.a. af van de bestaande infrastructuur en in hoeverre het zinvol is om alles of alleen onderdelen te vervangen.
  • Integratie-aspecten: Interfacing speelt altijd een belangrijke rol, maar integratie kan ook breder opgepakt worden richting bijvoorbeeld intensieve interne en externe samenwerking.
  • …en uiteraard Total Cost of Ownership.

Conclusie is dat de markt van S&OP software volwassen is geworden; goed nieuws, maar deze constatering geeft ook nieuwe uitdagingen. Er zijn (combinaties van) systemen beschikbaar om vrijwel ieder S&OP proces professioneel te ondersteunen en in vrijwel alle gevallen zijn er meerdere valide opties. Eén van de gevolgen is dat het selecteren van de meest geschikte software niet eenvoudiger is geworden, dat het focussen op alleen functionaliteit niet meer voldoende is en dat ook andere aspecten serieus in kaart moeten worden gebracht. Personen die bij een selectie betrokken zijn moeten dieper kunnen graven en begrijpen wat de essentiële eisen en onderscheidende aspecten zijn. Het risico om volledig verkeerde beslissingen te nemen is dan misschien niet zo groot meer, maar belangrijke opties en kansen missen is een stuk eenvoudiger geworden!

Everything should be made as simple as possible, but not simpler
Albert Einstein