Meer rust dankzij minder plannen

Bas van Velzen 250x250pxdoor Bas van Velzengepubliceerdinscm

Ik sprak laatst met een paar planners bij een productiebedrijf. Ze vertrouwden me met een bepaalde moedeloosheid en frustratie toe dat de planning die ze maakten continu gewijzigd moest worden. Nadat de initiële planning was gemaakt, werd deze gerust 50 keer gewijzigd alvorens er ook maar 1 product van de band kwam afgerold. Het was inmiddels schering en inslag om de planning van de volgende dag nog te moeten wijzingen.

Natuurlijk zijn planningswijzigingen niet per definitie slecht. Er zal vaak best een goede reden voor de wijziging zijn. Het is echter wel zaak dat dit uitzondering blijft en geen regel wordt. Als een planning eerst wordt geoptimaliseerd en vervolgens 50 keer gewijzigd, is er van het optimale plan bijzonder weinig over.

Daarnaast leveren al die wijzigingen een hoop werk en onrust op. De planners komen nauwelijks meer toe aan hun overige werkzaamheden en leveranciers moeten onder druk worden gezet om de benodigde materialen sneller te leveren zodat het gewijzigde plan überhaupt ten uitvoer kan worden gebracht.

Planningshorizon

boodschappenlijstNavraag leerde dat de vele planningswijzigingen een logisch gevolg waren van de planningshorizon. De planning werd namelijk al vijf tot acht weken van tevoren gemaakt. Dat is eigenlijk net zoiets als vijf tot acht weken van tevoren je boodschappenlijstje opstellen. Tegen de tijd dat je boodschappen gaat doen, is de oorspronkelijke lijst volledig achterhaald. De meeste situaties lenen zich nou eenmaal niet voor een starre planning. Het is een vereiste om snel in te kunnen spelen op wijzigingen in het demand plan en daar is flexibiliteit voor nodig.

Gelukkig ligt de oplossing voor de hand. Als het maken van een acht-weekse planning geen goed plan is, dan plannen we toch gewoon minder ver vooruit, bijvoorbeeld maar drie weken?

Er moet natuurlijk wel wat gebeuren om deze verkorting van de planningshorizon mogelijk te maken. Zeker als, zoals in dit geval, het verpakkingsmateriaal een levertijd van 5 weken heeft. Als de planning dan 3 weken van tevoren wordt gemaakt, kan dit verpakkingsmateriaal niet meer op order worden ingekocht. De levertijden moeten worden verkort en als dit onhaalbaar blijkt moet voorraad van het verpakkingsmateriaal worden aangehouden.

Stiekeme voorraad

In plaats van deze oplossing dogmatisch te verwerpen onder het mom van ‘voorraad is waste’, is het goed om ook eens stil te staan bij de voordelen die het oplevert: een stabielere, geoptimaliseerde productieplanning, een hogere output én een lagere voorraad. Het mes snijdt aan drie kanten.

De kortere planningshorizon stelt je in staat om een lagere voorraad eindproducten aan te houden. Je kunt immers sneller inspelen op marktontwikkelingen. Daarnaast daalt de voorraad verpakkingsmateriaal waarschijnlijk ook. Want al wordt het verpakkingsmateriaal op order ingekocht; als de planning dagelijks wijzigt, durf ik wel te beweren dat er stiekem toch een aanzienlijke voorraad van ligt. Maar dan niet gepland en niet bestuurd.

If you always do what you always did, you will always get what you always got
Albert Einstein