Voorraadbeheer: balans tussen houdbaarheid en beschikbaarheid

Els van der Lelij 250x250pxdoor Els van der Lelij
In iedere opleiding over voorraadbeheer wordt uitgebreid stil gestaan bij de wijze waarop we voor een artikel een zekere servicegraad, d.w.z. beschikbaarheid, kunnen garanderen. Deze leert ons hoe de veiligheidsvoorraad te bepalen, rekening houdend met een geaccepteerde kans op out-of-stock. Waar echter zelden bij wordt stil gestaan is het feit dat voor artikelen met een beperkte houdbaarheid deze veiligheidsvoorraad kan leiden tot (te) veel derving vanwege het overschrijden van de houdbaarheidsdatum.

Toch is het, met dezelfde voorraadtheorie, heel goed mogelijk om op basis van een rationele afweging de veiligheidsvoorraad te bepalen waarmee de houdbaarheid en de servicegraad in balans zijn.

Dagverse productie

groente fruitVoorraad en versheid zijn twee begrippen die tamelijk haaks op elkaar staan. In productiebedrijven van verse producten zoals groente, fruit, zuivel e.d. zal in het algemeen de productiehoeveelheid telkens afgestemd worden op de verwachte vraag. Op voorraad produceren lijkt een no-go. Immers, het product wordt door de klant niet meer als vers ervaren als het al enkele dagen in de voorraad van de producent heeft gelegen. Toch wordt bij het bepalen van de te produceren hoeveelheid impliciet gebruik gemaakt van een voorraadmodel. Uitgaande van een dagelijkse productie, zal er iedere dag bepaald worden hoeveel er geproduceerd moet worden opdat er voldoende is om aan de vraag van die dag tot aan het volgende productiemoment (op enig moment op de volgende dag) te voldoen. En omdat de verwachte verkoop natuurlijk nooit 100% bekend is, zal hierbij een zekere marge genomen worden. Dat wat niet verkocht wordt vandaag, blijft dan als voorraad staan tot de volgende dag.

De te produceren voorraad wordt berekend als het verschil tussen de verwachte vraag inclusief de onzekerheidsmarge, minus de eventuele startvoorraad. De onzekerheidsmarge is in feite niets anders dan veiligheidsvoorraad, en kan dan ook met de standaard formules voor veiligheidsvoorraad berekend worden.

Veiligheidsvoorraad voor lagere vraag dan verwacht

De formules waarmee de hoogte van de veiligheidsvoorraad berekend kan worden, zijn gebaseerd op het reduceren van de kans dat een product niet beschikbaar is tot een vooraf gekozen maximum kans. Stel bijvoorbeeld dat 2% kans op out-of stock acceptabel is, dan betekent dit dat in 98% van de situaties er voldoende voorraad moet zijn. Ofwel, ook als de vraag vanuit de markt hoger is dan verwacht, moet er voorraad zijn. Een lagere vraag dan verwacht is geen probleem voor de beschikbaarheid, hiervoor is geen veiligheidsvoorraad nodig.

Een lagere vraag is echter wel een probleem als we het over (dag) verse producten hebben. Immers, dan houden we meer over dan verwacht, en zullen we de volgende dag producten uitleveren die gisteren geproduceerd zijn. En wat nu als de klant eisen stelt aan de hoeveelheid producten die met een kortere houdbaarheid geleverd mogen worden?

De analogie dringt zich op: waar we voor het garanderen van een bepaalde beschikbaarheid een veiligheidsvoorraad uitrekenen en deze optellen bij de verwachte vraag gedurende de levertijd, kunnen we om de derving tot een bepaald niveau te maximeren een veiligheidsmarge uitrekenen en deze aftrekken van de verwachte vraag gedurende de periode dat de producten houdbaar zijn. Voor het berekenen van deze veiligheidsmarge kunnen we dezelfde formule gebruiken als voor het berekenen van de veiligheidsvoorraad.

Rationele afweging

Er zijn dus twee manieren om uit te rekenen wat het gewenste voorraad niveau is:

  • Er is een minimale voorraad, benodigd om de beschikbaarheid te garanderen, die volgens de standaard methodes berekend wordt, inclusief een veiligheidsvoorraad.
  • En er is een maximale voorraad, waarmee de hoeveelheid derving wordt beperkt.

balansZelden zullen de berekeningen tot twee exact gelijke voorraadniveaus leiden. Zolang de maximale voorraad hoger is dan de minimale voorraad, is er geen vuiltje aan de lucht. De minimale voorraad die berekend is uit de beschikbaarheidseis mag natuurlijk altijd verder opgehoogd worden zonder dat de beschikbaarheid in gevaar komt. Anderzijds kan de voorraad die voortkomt uit de beperking van derving ook lager gekozen worden zonder dat meer derving ontstaat. In deze situatie kan een voorraadniveau nagestreefd worden waarbij beschikbaarheid en derving beiden onder controle zijn.

En als dat niet het geval is? Dan zal allereerst onderzocht moeten worden of er mogelijkheden zijn om de beide theoretische voorraadniveaus naar elkaar toe te brengen, bijvoorbeeld door de onzekerheid in de vraag te verkleinen, de doorlooptijd te verkorten of de houdbaarheidstermijn te vergroten. En als dat allemaal geen soelaas biedt, dan zal een keuze gemaakt moeten worden: leveren we in op de beschikbaarheid of accepteren we meer derving? Door het berekenen van de voorraadniveaus zoals hierboven geschetst kan een rationele keus gemaakt worden.

It is not the strongest species that survive, nor the most intelligent, but the ones most responsive to change
Charles Darwin